BOODSCHAP VAN AMHA
Mei 2020 penningmeester rapport
Onze financiële positie voor 2019 eindigde heel goed. We sloten het jaar af met een kleine winst van $ 2.382,41 vóór afschrijving. Hoewel dit aantal erg klein lijkt, is het veel beter dan het in 2018 gerapporteerde verlies van $ 133.821,15 vóór afschrijving. Ik ben blij te kunnen zeggen dat we in korte tijd een positieve verandering in de financiële positie van AMHA hebben kunnen aanbrengen en we voelen ons zeer op ons gemak dat we dit kunnen blijven doen met de voortdurende steun van het lidmaatschap.
We hebben een aantal moeilijke tijden doorgemaakt voor zowel onze vereniging als ons lidmaatschap tot nu toe in 2020. Ik ben trots op ons kantoorpersoneel en BOD voor het blijven bevorderen van de vereniging, zodat de leden zo min mogelijk worden getroffen tijdens deze ongekende keer. We zijn doorgegaan met onze regionale en wereldshows en we kijken ernaar uit om iedereen daar te zien.
Zoals velen van u weten, moesten we het kantoor voor de maand april sluiten vanwege de pandemie waar de wereld voor staat. We hadden het geluk dat we het kantoor in mei weer konden openen. De afgelopen maanden zijn hard geweest voor iedereen, inclusief AMHA, en we hebben een aanzienlijke omzetdaling gehad vanwege alles wat er in de wereld gebeurt. We konden die verliezen echter compenseren door onze kosten tijdens de sluiting aanzienlijk te verlagen en het kantoor na de sluiting strategisch te heropenen. Hoewel de inkomsten aanzienlijk zijn verlaagd, zijn de kosten ook proportioneel verlaagd. We zijn momenteel op weg om het jaar af te sluiten met een vergelijkbare nettowinst als het begrote bedrag.
Met behulp van ons onderzoek dat aan de miniatuurpaardengemeenschap werd gepresenteerd, konden we vaststellen dat we dit jaar zeer goed bezochte regionale shows zouden moeten hebben. We zijn verheugd om te zeggen dat we in 2020 meer paarden zouden moeten hebben op elke regionale show dan in 2019. We verwachten dat onze winst van deze drie shows ons zal helpen het hele jaar door en naar 2021 te brengen. Dank aan iedereen die overeengekomen om onze shows bij te wonen en AMHA te helpen vooruitgang te boeken in deze moeilijke tijden.
Ik hoop dat iedereen gezond en veilig blijft en we kijken ernaar uit om iedereen te zien op de Regionale en Wereldshow.
Respectvol ingediend,
Dawn Henrich, penningmeester van AMHA
VERSLAG VAN AMHA-SCHATTEN
April 2019
Als penningmeester van AMHA wil ik persoonlijk alle leden en medewerkers bedanken die hard werken om AMHA financieel te helpen slagen. Uw inspanningen worden op dit moment zeer gewaardeerd en nodig. Laura doet geweldig werk om klassesponsors te krijgen voor de World Show. Als u uw sponsoring niet heeft ingestuurd, doe dat dan. Als u geen advertentie in ons e-magazine heeft geplaatst, doe dat dan. We hebben ook bedrijfssponsorpakketten beschikbaar en er komt binnenkort reclame-informatie voor ons World Show-programma.
We hebben de jaarrekening over het eerste kwartaal van 2019 afgerond. Onze organisatie genereert het grootste deel van haar omzet in het 2e en 3e kwartaal en het 1e en 4e kwartaal lijden. We hebben in het eerste kwartaal wel meer inkomsten gegenereerd dan we hadden verwacht, maar we hadden wel wat uitgaven bovenop de begrote bedragen. We werken elke dag hard om weer op het goede spoor te komen en hopelijk komen we tegen het einde van het jaar heel dicht bij onze begrote bedragen.
We heten Becky Myers van harte welkom in het AMHA-team. Becky komt bij ons als een ervaren boekhouder en heeft de afgelopen maand fantastisch werk geleverd door de boekhouding. In het komende kwartaal zullen we samenwerken aan de lijst met debiteuren en de saldi verifiëren en zullen we proberen eventuele uitstaande saldi van onze leden te innen. Als u een factuur per e-mail van AMHA ontvangt, wordt uw snelle betaling op prijs gesteld.
Zoals velen van u weten, is ons huidige computersysteem verouderd en zeer uitdagend voor het personeel om papierwerk efficiënt te verwerken. We zijn momenteel ons computersysteem aan het evalueren en hopen op zijn minst een paar nieuwe computers voor het personeel te krijgen, zodat ze niet altijd werken op de 10+ jaar oude computers die oud en moe zijn. Met onze huidige software kunnen we echter niet al onze computers upgraden vanwege compatibiliteitsproblemen. We zijn ook op zoek naar een nieuw e-commercesysteem waarmee lidmaatschappen en andere eenvoudige items via de website kunnen worden verwerkt. Ons doel is om het e-commercesysteem zo in te stellen dat het personeel niet veel van hun kostbare tijd hoeft te gebruiken om die transacties te verwerken. Automatisering is voor ons de sleutel tot een succesvol e-commerce systeem en daar streven we naar.
Na de uitgaven van vorig jaar te hebben bekeken, hebben we vastgesteld dat we bijna $ 25.000 aan verwerkingskosten voor creditcards hebben uitgegeven. Helaas kan AMHA die kosten niet blijven dragen. Daarom zullen we 3,5% in rekening brengen voor elke binnenlandse creditcardbetaling die we vanaf 1 mei verwerken. Onze excuses voor dit ongemak, maar de BOD vindt dat het op dit moment noodzakelijk is. Als u de creditcardkosten niet wilt betalen, hebben we een nieuwe betalingsoptie voor onze leden. We kunnen ACH-betalingen rechtstreeks vanaf uw bankrekening verwerken. Als u uw bankgegevens bij AMHA wilt bewaren, vul dan het ACH-autorisatieformulier op de website in en stuur het terug naar accounting@amha.org .
We hebben ons creditcardverwerkingsbedrijf gewijzigd in een poging onze verwerkingspercentages te verlagen. We hopen in de nabije toekomst verlaagde tarieven te hebben en zullen die kortingen op dat moment aan de leden kunnen doorberekenen. Het nieuwe verwerkingssysteem vereist het CVV-nummer voor elke creditcard die niet vereist was op het oude systeem. Het goede nieuws is dat we de creditcardgegevens nu rechtstreeks in de verwerkingssoftware kunnen opslaan, waardoor het proces veel efficiënter wordt voor het kantoor. Bedankt voor uw geduld terwijl we iedereen overzetten naar onze nieuwe software.
We hebben veel positieve veranderingen voor AMHA gemaakt en zullen dit blijven doen. We waarderen de steun van al onze leden. Dit is uw organisatie en we weten dat het voor velen erg belangrijk is om te zien slagen.
Respectvol ingediend,
Dawn Henrich, penningmeester van AMHA
VERSLAG VAN AMHA-SCHATTEN
14 februari 2019
Als uw nieuw gekozen penningmeester in het AMHA Executive Committee sinds november 2018 en als nieuw gekozen lid in de raad van bestuur van AMHA, zou ik graag van de gelegenheid gebruik willen maken om mezelf voor te stellen. Mijn naam is Dawn Henrich uit Lowell, FL. Ik ben al 30 jaar betrokken bij de miniatuurpaardenindustrie. Mijn bijdrage aan het huidige Directiecomité is dat ik een sterke achtergrond heb in financiën en boekhouding. Ik heb een Masters Degree in Accounting and Financial Management, ik ben een in Florida erkende CPA en bezit momenteel mijn eigen accountantsadviesbureau. Ik breng de boekhoudkundige kennis en ervaring die AMHA nodig heeft naar het nieuwe Executive Committee van AMHA.
Ik heb begrepen dat het AMHA-boekhoudsysteem in februari 2017 "crashte". Het AMHA-personeel werkte aan de lange en zware taak om de gegevens te heroveren en het duurde ruim een jaar voordat er financiële rapporten konden worden opgesteld. We hadden een extern accountantskantoor dat AMHA assisteerde bij de voortgang en geïmplementeerd met behulp van een QuickBooks-systeem voor onze boekhouding, maar we konden nog steeds geen nauwkeurige en nuttige financiële rapporten opstellen voor de Raad van Bestuur en het lidmaatschap. Met deze nieuwe uitdaging voor mij als penningmeester van AMHA, aarzelde ik niet en sprong met beide voeten in. Sheryl Petersen, uw nieuwe AMHA-president; Joanne Ross, je nieuwe AMHA Vice President; en ik bracht 4 lange dagen door op het AMHA Office om de financiële software en dagelijkse transacties door te nemen om alles up-to-date en in evenwicht te brengen op de bankrekeningen. In werkelijkheid was ik niet voorbereid op de afwezigheid van organisatie en nauwkeurigheid die ik ontdekte in de bestaande financiële administratie. Een deel hiervan ligt in het feit dat het kantoor tussen twee verschillende boekhoudsystemen werkte en niet alle facetten van de QuickBooks-software volledig gebruikte. Daarnaast waren er ongeveer $ 75.000 aan kosten die ten onrechte waren toegewezen aan 2018 en in de jaarrekening van 2017 hadden moeten staan. Daarom had ons verlies aan het einde van het jaar 2018 dichter bij $ 80.000 moeten liggen, niet bij $ 155.000, en onze jaarrekening voor 2017 had een aanzienlijk verlies moeten laten zien. Ik heb de afgelopen 4 maanden nauw samengewerkt met het kantoorpersoneel en het AMHA Executive Committee om nieuwe beleidslijnen en procedures te implementeren bij het afhandelen van onze dagelijkse transacties om onze financiële gegevens actueel en nauwkeurig te krijgen. Mijn prioriteit is ervoor te zorgen dat onze financiële rapportage duidelijk, correct en begrijpelijk is - niet alleen voor de AMHA-raad van bestuur, maar ook voor u, de leden. Het was een lang en moeizaam proces, maar het is voltooid voor 2018 en we blijven het dagelijkse proces evalueren om de processen en de ledenervaring bij AMHA te verbeteren.
Zoals velen van u weten, is er al geruime tijd een economische neergang in de paardenhouderij - of het nu gaat om rasverenigingen of organisaties zoals uw lokale 4-H. De uitdaging van budgettering voor veranderingen in de paardenindustrie is niet uniek voor miniatuurpaarden. De overgrote meerderheid van de rassen ervaart een verminderd lidmaatschap, minder registraties van veulens en een kleinere opkomst bij paardenshows, waardoor de omzet daalt. Uw nieuwe directiecomité is gericht op het handhaven van de financiële stabiliteit van AMHA in deze tijd waarin paardenverenigingen te maken hebben met een neerwaartse trend. Gewapend met solide en nauwkeurige financiële informatie hebben de huidige AMHA-raad en het uitvoerend comité ijverig de opties voor kostenbesparingen en hogere inkomsten herzien. We hebben moeilijke financiële beslissingen moeten nemen die kunnen leiden tot wijziging van de vergoedingen, de terugbetaling hebben geëlimineerd en hebben geleid tot een vermindering van het personeel en een herverdeling van werkgerelateerde taken bij het AMHA-bureau.
Verandering ten goede heeft zijn eigen leercurve en we vragen u geduld te hebben met het reorganisatieproces. Ik kan u verzekeren dat er niet lichtvaardig beslissingen worden genomen.
Het bestuur en de EC werken aan manieren om de omzet te verhogen en de kosten te verlagen. Enkele van de items waaraan we werken zijn:
-
Een efficiënter gebruik van onze huidige kantoortechnologie en medewerkers
-
Herstel van onze 501 (c) (3) -status om fiscaal aftrekbare donaties van leden en bedrijven mogelijk te maken
-
Een pro-bonocontract afsluiten voor een professioneel marketingbedrijf om ons E-Magazine en Eblast-marketing af te handelen
-
Verwerkingskosten voor creditcard worden ingesteld
-
Het herzien van ons eindejaarsprogramma
Ik kan u 100% verzekeren dat het bijzondere doel van uw huidige Executive Committee en uw Raad van Bestuur is om het voortdurende succes van AMHA te zien. Veel van de huidige financiële problemen binnen AMHA bestaan omdat over programma's, regels en beleid is gestemd zonder dat de financiële impactverklaringen vóór de daadwerkelijke stemming aan de financiële commissie en de raad van bestuur zijn voorgelegd. Dat moet stoppen. We moeten de praktische aspecten van AMHA voorop stellen en het als een bedrijf runnen. Deze slecht onderzochte uitgaven, programma's en beleid vonden niet plaats in een jaar of onder een bepaalde Raad van Bestuur of CEO. Onze huidige financiële situatie is het resultaat van de beslissingen van vele raden en het lidmaatschap gedurende vele jaren.
Het goede nieuws is dat we met onze recente veranderingen in staat zijn geweest om ons budget in evenwicht te brengen en te voorzien dat we eind dit jaar winst zouden maken. We hebben echter uw voortdurende steun als leden nodig om dat te realiseren. Veel mensen hebben gevraagd: 'Wat kan ik doen?' Nou, hier zijn enkele suggesties:
-
AMHA heeft JOU nodig om advertenties in het E-magazine te plaatsen.
-
AMHA heeft JOU nodig om je boerderijen en / of hengsten te presenteren op onze website en webcast op de World Show
-
AMHA heeft JOU nodig om je paarden te registreren en hun papierwerk up-to-date te houden.
-
AMHA heeft JOU nodig om met ons mee te doen aan onze lokale, regionale en wereldshows en hen te ondersteunen door inzendingen en klassesponsoring
-
AMHA heeft JOU nodig om ambassadeur te zijn van onze vereniging en anderen uit te nodigen om met ons mee te doen in de miniatuurpaardenindustrie die we allemaal kennen en liefhebben.
Dit is JOUW Vereniging! We vragen u AMHA op elke mogelijke manier te steunen. Onze vrienden, paard en mens, rekenen erop dat we ons als familie verenigen om AMHA succesvol te houden. Uw AMHA Office Staff, Executive Committee en Raad van Bestuur werken hard om succes te verzekeren, maar we kunnen het niet alleen. We hebben je steun nodig! De financiële verslagen voor AMHA zijn beschikbaar. Ons plan is om ze elk kwartaal bij te werken. Ik kijk ernaar uit om als uw penningmeester te dienen en waardeer uw steun terwijl we AMHA naar de toekomst blijven verplaatsen .
Respectvol ingediend,
Dawn Henrich, penningmeester van AMHA
AMHA
Financiën
Ons leiderschap> AMHA Financials